Datenschutzhinweise zur Veranstaltungsanmeldung und Veranstaltungsfotografie

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Veranstaltung ist:

Conluto GmbH und Co. KG
Detmolder Str 61-65
32825 Blomberg-Istrup
Telefon: 05235 502570
E-Mail: info@conluto.de

Vertreten durch: Jörg Meyer, Stephan Böddeker, Richard Lemke

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Telefon: +49 (5231) 709344
E-Mail: mail@ubb.gmbh

3. Verarbeitung Ihrer Daten bei der Veranstaltungsanmeldung

Im Rahmen der Anmeldung verarbeiten wir insbesondere die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten und Anmeldedaten, beispielsweise Name, Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse, die von Ihnen gewählte Teilnahmeoption sowie gegebenenfalls weitere für die Durchführung oder Abrechnung erforderliche Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Anmeldung,
• Kommunikation mit Ihnen vor, während und nach der Veranstaltung,
• Organisation und Durchführung der Veranstaltung,
• Erstellung und Abwicklung der Rechnung,
• Nachweis Ihrer Teilnahme sowie
• gegebenenfalls Meldung Ihrer Teilnahme an die zuständige Architektenkammer, soweit dies für die Anerkennung von Fortbildungspunkten oder die Teilnahmebestätigung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der für die Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit wir Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten weiter speichern müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

4. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Ihre Anmeldung bearbeiten und die Veranstaltung durchführen zu können. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme beziehungsweise ordnungsgemäße Abrechnung gegebenenfalls nicht möglich.

Weitere Angaben sind freiwillig.

5. Übermittlung an die Architektenkammer

Soweit dies für die Anerkennung der Veranstaltung, die Vergabe oder Dokumentation von Fortbildungspunkten oder den Nachweis Ihrer Teilnahme erforderlich ist, können die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an die für Sie beziehungsweise die Veranstaltung zuständige Architektenkammer übermittelt werden.

Übermittelt werden ausschließlich die für diesen Zweck erforderlichen Angaben.

6. Empfänger Ihrer Anmeldedaten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Organisation, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung benötigen.

Darüber hinaus können Daten, soweit erforderlich, insbesondere an folgende Empfänger beziehungsweise Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• mit der Veranstaltungsorganisation beauftragte Dienstleister,
• IT-, Hosting- oder Anmeldedienstleister,
• Buchhaltung, Steuerberatung oder sonstige mit der Abrechnung beauftragte Stellen,
• die zuständige Architektenkammer, soweit eine Übermittlung erforderlich ist,
• sonstige Dienstleister, soweit diese für die Durchführung der Veranstaltung eingesetzt werden.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten, werden diese entsprechend den gesetzlichen Anforderungen als Auftragsverarbeiter eingebunden.

7. Speicherdauer der Anmeldedaten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung erforderlich ist.

Nach vollständiger Abwicklung der Veranstaltung werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Rechnungs- und buchungsrelevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

8. Foto- und Videoaufnahmen während der Veranstaltung

Im Rahmen der Veranstaltung können Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden. Zweck der Aufnahmen ist die Dokumentation der Veranstaltung sowie die Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters.

Hierzu können insbesondere Übersichtsaufnahmen des Veranstaltungsortes, Aufnahmen des Vortragsprogramms, Gruppenaufnahmen sowie Aufnahmen der allgemeinen Veranstaltungssituation erstellt werden.

Die Aufnahmen können insbesondere verwendet werden für:

• Berichte über die Veranstaltung auf unserer Website,
• unsere Unternehmens- und Veranstaltungsinformationen,
• unsere Social-Media-Kanäle,
• Printmedien wie Broschüren, Magazine oder Veranstaltungsberichte sowie
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit der Veranstaltung.

9. Rechtsgrundlage für Foto- und Videoaufnahmen

Soweit Übersichts-, Gruppen- oder Veranstaltungsaufnahmen angefertigt werden, bei denen die Veranstaltung und nicht eine einzelne Person im Mittelpunkt steht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Dokumentation unserer Veranstaltungen sowie der Information der Öffentlichkeit und unserer Geschäftspartner über unsere Veranstaltungen und Aktivitäten.

Bei der Auswahl und Veröffentlichung von Aufnahmen berücksichtigen wir die Rechte und Interessen der abgebildeten Personen. Aufnahmen aus Situationen, bei denen vernünftigerweise ein besonderes Schutz- oder Vertraulichkeitsinteresse besteht, werden nicht für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet.

Für gezielte Einzel-, Porträt- oder vergleichbare Aufnahmen, bei denen eine bestimmte Person erkennbar im Mittelpunkt steht und für die keine andere Rechtsgrundlage besteht, holen wir eine gesonderte Einwilligung ein. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Widerspruch gegen Foto- und Videoaufnahmen

Wenn Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können Sie sich jederzeit an unser Organisationsteam oder an den Fotografen wenden.

Wir bitten Sie nach Möglichkeit, uns diesen Wunsch bereits bei Ihrer Ankunft mitzuteilen, damit wir ihn bei der Anfertigung der Aufnahmen berücksichtigen können.

Sie haben nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt wird.

Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir die betroffenen personenbezogenen Daten nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

11. Widerruf einer Einwilligung

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Den Widerruf können Sie beispielsweise per E-Mail an info@conluto.de richten.

12. Empfänger und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen

Foto- und Videoaufnahmen können im Rahmen der oben genannten Zwecke durch mit der Veranstaltung oder Öffentlichkeitsarbeit beauftragte Dienstleister verarbeitet werden.

Bei einer Veröffentlichung können die Aufnahmen insbesondere Besuchern unserer Website, Empfängern unserer Printmedien sowie Nutzern der von uns eingesetzten Social-Media-Plattformen zugänglich gemacht werden.

Bei Veröffentlichungen auf Social-Media-Plattformen werden die Aufnahmen außerdem an den jeweiligen Plattformbetreiber übermittelt. Einzelheiten zur dortigen Datenverarbeitung ergeben sich aus den Datenschutzinformationen des jeweiligen Plattformbetreibers.

Facebook, LinkedIn, Instagram, TikTok

13. Speicherdauer von Foto- und Videoaufnahmen

Foto- und Videoaufnahmen werden so lange gespeichert, wie sie für die Dokumentation der Veranstaltung und die Öffentlichkeitsarbeit erforderlich sind und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen.

Aufnahmen, deren Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, werden grundsätzlich bis zum Widerruf der Einwilligung beziehungsweise bis zum Wegfall des Verarbeitungszwecks verarbeitet, soweit keine gesetzlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Bei bereits veröffentlichten Printmedien kann ein nachträglicher vollständiger Rückruf bereits verteilter Exemplare tatsächlich nicht möglich sein. Bei zukünftigen Veröffentlichungen wird ein wirksamer Widerruf beziehungsweise berechtigter Widerspruch berücksichtigt.

14. Ihre Datenschutzrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, sowie
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 21 DSGVO.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an info@conluto.de wenden.

15. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

Postanschrift:
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: LDI Nordrhein-Westfalen

Sie können sich grundsätzlich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit der Veranstaltungsanmeldung nicht statt.

Stand: August 2026